セミナーまで時間がないとき、どこまで準備すれば本番に臨めるのか。僕自身、セミナーの直前にガーッと準備して登壇することがよくありました。それでセミナーが破綻したことは一度もありませんでした。
直前の準備でも本番に立てたのには、多少、慣れもあったと思います。住宅営業の頃から、お客様への提案に使うプレゼンを前もって作る仕事を続けてきました。準備の秘訣を聞かれた頃には、その仕事を始めてから18年たっていました。僕が段取りで意識してきたのは、何を先に済ませるかを、準備に入る前に考えることです。
準備に時間を取れるなら、取っておいた方がいい。でも、十分には取れないことも多いですよね。そんなときは、手を動かす前に、やることを一つずつ書き出します。作業を並べてみると、一つずつ「これがなければ本番が成り立たないか」と考えられます。そこで欠かせないと分かった仕事から、先に済ませるんです。
住宅営業で覚えた、先に済ませる仕事の見分け方
僕がいた会社では、契約を取ったあとも営業が家の引き渡しまで担当しました。受注するまでだって大変なのに、僕には受注してからの方が大変でした。
家を建てるための部材を発注する前に、住宅ローンが通っている必要がありました。ローンの話を銀行に持っていくには、見積もりが要る。その見積もりを出すには、設計を決めないといけない。だから、設計を着工ぎりぎりまで引っ張るわけにはいきませんでした。事前相談で融資が難しいと分かったときに備えて、別の銀行に相談する時間も見ておく必要がありました。
僕はこうした段取りを一人で組んでいました。発注してから届くまでに一ヶ月以上かかる部品もあったんです。一ヶ月前に手配しても、その内容を間違えると、段取りが振り出しに戻ることもあります。今思い返しても気が重くなるくらい、複雑な仕事でした。
納期の長い部材は、必要な日から逆算して発注します。一方、商談は、準備がぎりぎりなら、必要最低限のところだけ押さえてお客様に会い、できる範囲でその場を切り抜けました。準備不足で商談の約束が流れたことは、まずありませんでした。
手を動かす前に、何をどの順で進めるか考える
たとえばバーベキューなら、会場へ車で向かう時刻までに積み込みを済ませる。会場へ向かう前に焼いておく肉があるなら、買う日と焼く日を決める。早めに買うと肉が持たないなら、いったん冷凍することも考えます。
僕がやっているビジネスラジオ「朝ビジ」に、準備がうまくいく秘訣を教えてほしい、という質問が届きました。質問した方には、僕がスライド作りやバーベキューで、当日がスムーズに進むよう作業を分けて組み立てているように見えたそうです。その回の台本は、質問の紹介、住宅営業の経験、そこから学んだ準備の考え方、という順で組みました。伝えたかったのは、ゴールから必要な作業と順番を考えること。そして、作業に取りかかる前に、何をどう進めるか考える時間を取ることです。当日は台本の順に沿って、住宅営業の具体例を交えて答えました。
書き出した準備から、開催に欠かせないものを選ぶ
セミナーの準備で最初に決めるのは、参加者に何を伝えたいかです。そこから、必要そうな作業を全部書き出してみてください。まだ作業の順番は決めず、10分か15分を目安に一気に書き出します。
書き出した中から、参加者に伝えたいことを伝えるうえで欠かせない作業を選びます。先ほどのラジオの台本なら、質問に答えるための話の骨組みを作る作業です。セミナーでも、話の骨組みが決まれば、補足の例がすべてそろう前でも話せます。例をいくつ足すかは、そのあとで考えられます。
何を先に済ませるか決めるときには、後回しにする作業を省くとどんなトラブルがありそうか、起きたらどうするかも考えておきます。そのうえで本番に欠かせないことから仕上げ、まだ時間があれば残りの準備を足します。
次のセミナーで、先に終わらせる仕事を決める
手元のメモに、次のセミナーでやることを書き出してみてください。「これが済まなかったら、当日は何ができなくなる？」と考えると、今日先に手をつける仕事を選べます。
セミナーの準備時間が限られているときは、まず「これだけ終われば本番に臨める」というところまで整えます。そこまでできると、残りを準備するのもずいぶん気が楽です。
