台本を作り、編集し、投稿する。僕が毎朝続けているビジネスラジオ『朝ビジ！』も、この一連の作業には、昔はもっともっと時間がかかっていました。最初から、こんなにたくさんのことをやるつもりだったわけでもありません。想定外の仕事が増えていったんです。
そこで、台本にどれくらい時間がかかっているか、編集や投稿にはどうかと、作業を記録してきました。『この作業を先にやると無駄が出るから、こっちを先にしよう』と順番を変えられるのも、実際に何をしていたかが残っているからです。
発信の制作やランディングページ作りで、予定を立てたのに終わらない。僕も、計画を破綻させまくっていたので、その気持ちはよく分かります。頑張って動いているのに予定が崩れるなら、まずは作業時間と、途中で何が入ったかを記録してみてください。想定外だった部分を、次の予定では想定内にしていくんです。
予定が崩れる理由をざっくり考えると、別の仕事や用事が入ってくることと、見積もりが甘く詰め込みすぎていたこと。この両方を、実際の記録から見直していきます。
自分の行動は、思っているほど見えていない
記録を勧めるのは、自分が何をしているか、案外分かっていないからです。例えば、僕は自分のラジオをときどき聞き直します。すると、『こいつ、早口だな』と思うんですよ。自分で聞いても、聞き取りづらいことがある。
笑いながらしゃべっている場面もそうです。しゃべっている僕は楽しい。でも、後から聞くと、マジで聞き取りづらい。かといって、笑いのないラジオもつまらないので、笑うときは笑い、ちゃんと話すときは話す。その切り替えに気をつけなきゃと思うわけです。完全に直っているとは思いませんけどね。
作業時間も、頭の中のイメージだけでは分かりません。『これくらいで終わるはず』という予定に対して、実際には何を、いつからいつまでやっていたのか。記憶で済ませず、書き残してみてください。ノートやチラシの裏があれば、今日から始められます。何時から何時まで何をしたか、一日を書きながら仕事をするんです。途中で別の用事にそれたら、それも記録します。
制作にかかった時間から、減らすところを見つける
仕事を記録できたら、どこに時間をかけすぎているかを見ます。逆に、もっと時間がほしかったところはどこか。やるつもりだったのに、結局できなかったことは何か。それはなぜできなかったのか。実際の一日を見ながら考えるんです。
僕の朝ビジ！の制作でも、台本、編集、投稿と分けて見ていくと、時間のかかる作業や、無駄が出る順番を見直せます。ランディングページだって、作るものによって難易度が違うので、『記録したところで、次も同じじゃない』という気持ちは分かります。僕自身も、そう思っていました。それでも、まず記録していくことが大切です。
記録している意識だけでも、僕は仕事のスピードが上がると考えています。今、何に時間を使っているかが気になるし、『記録しているのに、よそ事をしている場合じゃないな』ともなる。時間ができてから記録しようとするより、予定が崩れて困っている今日から始めたほうがいいんですよ。
集中できる時間の長さに合わせて、仕事を分ける
時間の記録では、集中できた時間と、集中できなかった時間も見ておきます。家族の用事や別の仕事が入りやすい時間と、比較的集中しやすい時間。実際にどうだったかを残していくと、自分が仕事に使える時間が見えてきます。
予定を立てるときは、つい、最も気合いの入った自分を想定しがちです。すごいスピードで仕事が終わる日もあるでしょう。でも、それは毎回再現できるものではありません。実際にかかった時間を知ってこそ、『もう少し短くできないか』というタイムアタックもできるんです。
自分が集中して動ける時間の長さが見えると、仕事も細かく分ける必要が出てきます。『ランディングページを作る、ドカーン！』という大きな予定のままでは、途中で用事が入る一日の中へ収まりません。記録を残し、自分が動ける時間を見ていくことで、タスクも自然と細分化されていくと思います。
僕は毎日2時間、自由時間を予定に入れていた
実際の自分に合わせて予定を立てても、突然の打ち合わせなど、予定どおりに進まないことはあります。そこで僕は、スケジュールに毎日2時間の『自由時間』を入れていました。いわゆるバッファ、予定がずれたときに使える余白です。
何事もなく仕事が終われば、その時間は遊ぶ。基本は遊びたいので、自由時間を確保するために仕事を頑張るわけです。一方、何かの理由で仕事が延びたときは、その時間を使って帳尻を合わせていました。
何かしたいことがあるなら、『時間が空いたら』にせず、先に予定へ入れる。その中で、できなかったものを次に回したり、空いた時間に別のことをしたりして調整します。ぎちぎちに詰め込んだ予定を、そのままこなし続けるのは僕にも無理があります。
発信の制作予定が崩れた日は、何時から何時まで何をしたか、どこで別の用事が入ったかを残してみてください。台本、編集、投稿にかかった時間が分かれば、次はどれくらいの長さで予定を取り、どこに余白を置くかを考えられます。『このくらいで終わるはず』の自分と、実際に動いていた自分。そのずれを知ることから、予定を組み直していきましょう。
